新公司法令下,董事一定要“懂事”!

2016年新公司法令下,公司董事成了箭靶?!

到底在什么情况下,会导致一家公司老板或董事违例而遭罚款?
公司又应该在什么情况下派息,什么时间呈报财务报表和年报?还有很多、很多的疑问…

新法令在今年131日开始生效,两个月快过去了,公司老板或董事们,到底对这项新法令了解多少?

以下是YYC整理出的“十问”,希望助你更快的掌握新法令下最紧急、最主要的贴身课题!

1. 什么是超级表格?

在原有的1965年公司法令下,要成立一家公司得填妥多张表格,例如Form 6Form 48A等…

但在2016年新公司法令下,有意创业者只需要填妥一张被称为“超级表格”的电子表格,就能成立一家公司(包括私人有限公司、有限公司)了!

这张“超级表格”将取代原本的各项表格,而且只要透过大马公司注册号码(MyCoID)系统就能填写此表格资料。

 要成立公司很简单,只需要以下5组资料:

 1. 建议成立的公司名字

 2. 私人或公众公司(上市公司)的地位

 3. 业务性质

 4. 建议的注册地址

 5. 建议董事、成员和公司秘书的资料

 

2. 一人真的可成立新公司?

是的。新公司法令最引人瞩目的,就是只要年满至少18岁,一个人也能成立私人有限公司;意即同一个人即是股东也是负责营运公司的董事。

不过,公众公司(Public companies)仍保留最低2名董事的要求。 

话说回来,“一人公司”的好处是所有事情都被简化,只要身家清白,没有破产或犯罪纪录等,只要填妥一张“超级表格”,公司就成立了。

不过,一个人就能开公司看似很容易,却不代表经营也容易。最大挑战,恐怕是难以获得银行贷款或贷款额有限。在难以获得资金的情况下,要扩展业务也就不容易。

“一人公司”还可能面对的挑战,包括自负盈亏、选择太多难以作出商业决择,以及得独自决定公司的一切。

再者,董事本身得对员工的所得税、公司所得税还有消费税所负责。换言之,这唯一董事如果想出国,最好先查清楚是否已缴清以上税务,否则可能出不了国门。

此外,这唯一董事兼唯一股东在申请注册成立新公司时,也必须在表格内填上家属或近亲的资料。若这名董事不幸离世,其家属或近亲得召开会议以委任新董事。

如果这家公司无法在6个月内委任新董事,公司注册官可取消该公司的注册资格。但是相关家属仍必须对公司的债务负全责。

 

3. 公司章程有多重要?

新成立的公司,可以选择不制定公司大纲和章程细则(M&A,一般通称为“章程”)。而且,公司章程的概念,如今将改称为公司宪章(constitution)。

不过,基金会、担保有限责任公司(Company Limited by Guarantee)仍是强制性必须制订章程。

在旧法令下成立的公司,现有公司章程在新公司法令下仍有效,除非被有关公司取消。

现有的公司可以有3个选择;
第一,是维持现有章程,
第二,是取消原有章程并采用新的宪章,
第三,则是修改现有章程至宪章。

那到底哪个做法最好?我们建议,直接取消原有章程、采用新的宪章。公司可以通过特别决议,在取得75%或以上的股东同意后,就能采用新的宪章。

对一家公司来说,公司宪章如同简化版的公司法令,对公司、董事及其成员具有一定约束力。

值得一提的是,如果要采用新的公司宪章,有关公司必须在30天内呈交宪章给大马公司委员会。若逾期未呈交,罪成将被罚款不超过 50万令吉。若定罪后仍没行动,将被罚款每天不超过500令吉。在这之前,虽然这些罚款是不存在的;然而如今在当局大事宣传的情况下,董事就不能以“不知情”来寻求脱罪了。

 

4. 股东大会该不该保留?

过去,公司必须召开年度股东大会,向股东提呈公司的已审计年度报告、财报等。但现在,私人有限公司可以不必召开股东大会,相关成本也会减少。

但是,那些公众公司即上市公司,还是得召开股东大会。

家庭式经营公司、人数少的小公司,确实可省略不召开股东大会,但如果有较多股东,就应该召开。因为这些较大型的公司,可趁股东大会让股东知道最新的业务状况。

所谓“先小人后君子”,为了避免股东纠纷影响业务,建议公司老板应及早与股东打好关系,预先拟定股东协议。

以下是拟定股东协议时,应考量的6大因素:

 1. 限制股东卖股的自由,拟定股份优先购买权;

 2. 股票交易估值;

 3. 限制更改业务性质;

 4. 解决股东纠纷的方式;

 5. 拟定股息政策;

 6. 拟定筹资条款以避免稀释现有股份。

 

5. 财报年报分开报?

在过去,公司都是先做好账目、经过审计,才在股东大会上提呈。但如今,私人公司已不必召开股东大会,新法令也分拆了财务报表(简称财报)和年报的标准与呈报时间。

这对所有公司来说都是一大挑战。因为131日开始,公司将有两个不同的财报和年报呈报截止日,不像过去可以同时提呈给当局。

这也意味,公司得记住两个截止日,工作量也增加了一倍,如果搞不清年报和财报的呈报截止日,违规了恐怕得付上高额罚款!

在新法令下,年报(annual returns)是以公司注册日为基础,必须在1个月内上呈给大马公司委员会。

在新法令下,若一家公司3年或以上未呈报年报,注册官可注销这家公司。另外,公司一旦违规罪成将遭罚款不超过5万令吉,若定罪后仍不呈报年报,将再处以每日不超过1000令吉的罚款。

至于财报呈交截止日是以公司财年(financial year)为基础,有关公司必须在财年结束的6个月内,分发财报或已审计财报给股东和委员会。

 

根据大马公司委员会,一家公司必须在以下时间内呈交已审计财报:

 一、私人公司在分发已审计财报给股东后,必须在一个月内呈交;

 二、公众公司必须在股东大会提呈已审计财报的一个月内呈交。

 

如果违规,公司可被罚不超过50万令吉,或监禁不超过1年,或两者兼施。

再来,如果董事没有在财报中签名,董事将每人被罚2万令吉。

 

6. 真的不必审计财报?

新法令其中一大改变,是特定公司可豁免审计。也因此,大马公司委员会在网站说明时,是注明为分拆年报和“财报”的呈报标准,不再是“已审计财报或账目”。

在以下3个条件中,公司只要符合其中两项,就可豁免审计;

 一、营业额不超过30万令吉

 二、公司总资产值不超过50万令吉

 三、雇员人数不超过5

目前的冬眠公司和小型公司被公司委员会提议可以不必委任审计师。不过,公众公司如上市公司还是得审计财报。

然而从客观角度看,审计业者对于公司委员会所建议的“小型公司”定义有所争议,因许多审计公司的客户属这类中小型企业,若不进行审计,恐将导致审计公司流失90%客户。

 

7. 该保留公司印章吗?

公司印章 company seal)重不重要?在新法令下,一家公司可选择是否要采用公司印章。

但公司应该明白,在某些交易或政府程序上,还是得用到公司印章。例如,买卖产业时,公司面对土地局时需要用到公司印章,因此一家公司到底要不要采用公司印章,得视个别情况而定。

根据大马公司委员会,在任何其他书面法律下若规定得使用公司印章,一家公司就必须遵守相关法律要求。

事实上,保留公司印章可让公司多一个授权和认证的方法,也提供更专业和正规的形象。如果一家公司选择沿用印章,就得确保印章没有被滥用,且遵守最新法令。

 

8. 股票面值一文不值?

由于股票面值(par value)未能反映一家公司的业务状况或价值,新法令废除了股票面值机制。

如今,公司的股票将不必再设定面值,反之可根据财务状况来决定股价。例如,公司可根据盈利表现、净有形资产(NTA)或净有形资产比例,来设定更高或更低的股价。

也因此,公司股票溢价户头,须在两年内转为公司股息派发出去。

股票没有了面值,也意味股东权益受到保护,其权益是根据所持有的股票数额、而不是刚购入时的股票价值来决定。

如此一来,一家公司的会计及财报将更精简,不必像目前般将股本分拆至多个不同账户入账,如股本及股票溢价户头。

 

9. 要派息?先过关斩将

新法令下,一家公司就算想派息,也得三思而后行。

因为现在开始,董事必须经过“偿付能力测试”(solvency test),确保公司在派息后有足够资金来应付未来12个月内的债务,才能建议派息。这也意味,不赚钱的公司将不获准派息给股东。

 

这两个测试主要针对:

 1.资产负债表:在考虑或有和预期债务下,公司资产值超过负债;

 2. 现金流:公司在债务到期及合理的未来12个月里,有能力偿付债务。

 每位董事必须签署一份法定的偿付能力声明,对公司偿付能力发表意见,说明公司具备偿债能力:

为了保障公司的利益,所有董事及经理在知道公司股息不是源自盈利的情况下仍派发股息,将有责任赔偿公司损失。

而且,公司将有能力向股东追讨不当派发的股息;除非有关股东并不知道公司未通过“偿付能力测试”。

 

10. 公司违例董事先受罚?

现在开始,公司董事再也不能摇脚过日子了。因为最新法令的惩罚明显更高,也明显冲着董事而来。

一名董事若不了解本身的义务和责任,而且为了自身利益而滥用职权和从公司资产上获利,一旦被定罪,最高刑罚将是5年监禁,或罚款最高300万令吉,或两者兼施。

如果公司不当派息,董事也可能面对上述惩罚。

 

总的来说,新公司法令确实提供更高伸缩性,也简化了不少程序。

不过,董事得确保自己真的“懂事”,了解自身的义务和责任,并与公司秘书、会计和审计部合作及沟通,加强公司监管制度,才能避免因违犯责任而遭定罪及罚款的情况。

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